個人情報保護に関する基本方針

弊社は、個人情報保護の重要性とお客様の信頼に基づく責任を十分認識し、個人情報について厳正・適切なお取扱いを行うことを宣言します。

(1)関係法令等の遵守

弊社では、お客様の個人情報については、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)その他の関連法令、関係各省庁のガイドラインなどを遵守して対応いたします。

(2)情報の収集

弊社では、お客様の個人情報は、各種保険契約のお取り扱い(お引き受け、ご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払い等)、およびリスクコンサルティング業及びこれらに付帯する業務上必要な範囲で収集します。お客様の個人番号および特定個人情報については、法令で限定的に明記された目的以外のために取得・利用しません。

(3)取得する情報の種類

弊社では、各種保険契約のお取り扱い(お引き受け、ご継続・維持管理、保険金・給付金等のお支払い等)、およびリスクコンサルティング業及びこれらに付帯する業務上必要な個人情報として主に、お客様の住所・氏名・生年月日の他、お客様の健康状態、職業、財務状況等についての情報を取得収集させて頂いております。

(4)情報の取得方法

弊社では、適法かつ公正な手段によって、お客様の個人情報を取得いたします。意向把握シート、申込書、アンケート等(電磁的方法を含む)および、弊社社員によるヒアリングにより取得させて頂いております。

(5)情報の利用目的

弊社では、取得した個人情報を、保険会社から委託を受けた保険募集業務の遂行に必要な範囲内で利用します。弊社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。また、弊社はリスクコンサルティング業を営んでおり、当該業務の遂行に必要な範囲においても、取得した個人情報を利用します。弊社における具体的な個人情報の利用目的は次のとおりであり、これら以外の他の目的に利用することはありません。

①弊社が取り扱う生命保険、損害保険及びこれらに付帯・関連するサービスの提供
②リスクコンサルティング業及びこれらに付帯・関連するサービスの提供

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面などにより通知し、又は弊社のホームページなどにより公表します。弊社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。

(6)情報の安全管理措置

弊社は、取り扱う個人データの漏洩、滅失又はき損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備及び実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するため以下のとおり適切な措置を講じています。

(基本方針の策定) 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
(個人データの取扱いに係る規律の整備) 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
(組織的安全管理措置) 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備。個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施
(人的安全管理措置) 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施。個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
(物理的安全管理措置) 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施。個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
(技術的安全管理措置) アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
(外的環境の把握) 個人データを保管しているA国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

(7)情報の提供

弊社は、以下の場合を除き、お客様の個人情報(個人番号および特定個人情報を除く)を第三者に提供しません。

①事前にお客様の同意がある場合 ②法令に基づく場合のほか、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)23条1項によりお客様の同意を得ないでお客様の個人情報を第三者に提供することが認められている場合 ③弊社の業務遂行上必要な範囲で、お客様の個人情報を弊社の業務の委託先に提供する場合 ④個人情報保護法に従ってお客様の個人情報の共同利用を行う場合 ⑤その他個人情報保護法に基づきお客様の同意を得ないでお客様の個人情報を提供することが認められている場合

またお客様の個人番号および特定個人情報については、番号法で限定的に明示された場合を除き、第三者に提供しません。

(8)センシティブ情報のお取扱い

弊社では、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する個人情報(センシティブ情報)については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。

①法令等に基づく場合 ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合 ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合 ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合 ⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合 ⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合 ⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

(9)情報の開示・訂正等

弊社では、お客様からお客様自身に関する個人情報の開示(第三者提供に関する確認・記録の開示を含む)・訂正等の依頼があった場合は、ご本人であることを確認させて頂いたうえで、特別の理由がない限り速やかに対応します。

(10)コンプライアンス・プログラムの策定・改善

お客様の個人情報の取扱いが適正に行われることを確保するため、コンプライアンス・プログラムを策定し、弊社の従業員・業務の委託先その他関係者に周知徹底させるとともに、必要かつ適切な教育・指導・監督を行います。また本指針およびコンプライアンス・プログラムの内容を適宜見直し改善します。


お問い合わせ・ご相談・苦情へのご対応

弊社は、個人情報の取扱いに関するご相談・苦情に迅速に対応します。
ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。
また、保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。
なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。


<お問い合わせ窓口>

株式会社 A.I.P
(所在地) 〒102-0074 東京都千代田区九段南2-5-1 Tobunsha BLDG.2F
(代表者名)代表取締役 松本一成
(電話番号)03-6228-6805 (受付時間)月~金 10:00~17:00
(Email)  info@arice.co.jp (ホームページ)  https://www.arice-aip.co.jp

株式会社 A.I.P 各支店
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